1. Aceptación de los Términos
Los presentes Términos y Condiciones (en adelante, los "Términos") regulan el acceso y uso de la plataforma GastroFlow (en adelante, "GastroFlow", "nosotros" o "la Empresa"), disponible en gastroflow.digital y sus subdominios asociados (en adelante, el "Servicio"). Al registrarse, acceder o utilizar el Servicio, el usuario (en adelante, el "Usuario") declara haber leído, entendido y aceptado íntegramente estos Términos. Si no está de acuerdo, deberá abstenerse de usar el Servicio.
2. Definiciones
- Servicio: la plataforma GastroFlow en su totalidad, incluyendo el software, la infraestructura y el soporte asociado.
- Tenant / Restaurante: la cuenta de negocio (un restaurante o cadena) que contrata el Servicio y cuyos datos operativos están aislados de los de cualquier otro Tenant.
- Titular de la Cuenta: la persona natural o jurídica que registra y administra el Tenant (normalmente el propietario o administrador del restaurante).
- Usuario: cualquier persona con credenciales de acceso dentro de un Tenant (administrador, mesero, cocinero, cajero).
- Comensal: el cliente final del restaurante, que puede interactuar con partes públicas del Servicio (por ejemplo el Menú QR) sin necesidad de una cuenta.
3. Descripción del Servicio
GastroFlow es una plataforma SaaS (Software como Servicio) multi-tenant que ofrece herramientas de gestión operativa para restaurantes, incluyendo entre otros los siguientes módulos:
- Punto de venta (POS) y facturación directa en mostrador.
- Gestión de mesas, pedidos y su ciclo de vida hasta la facturación.
- Menú QR público para autoconsumo del comensal, con notas por producto.
- Cola de cocina (KDS) y agrupación por estaciones de preparación.
- Inventario, insumos, recetas y costeo de platos.
- Caja diaria, turnos y arqueo.
- Facturación POS y facturación electrónica ante la DIAN a través de un proveedor tecnológico autorizado.
- Órdenes de compra y gestión de proveedores.
- Analítica de ventas y del negocio.
- Suscripción y cobro automático recurrente.
El Servicio se ofrece bajo una modalidad de suscripción y puede evolucionar en el tiempo mediante la adición, modificación o retiro de funcionalidades, sin que ello implique una modificación sustancial de estos Términos, salvo que se indique lo contrario.
4. Registro y Cuenta
Para usar el Servicio el Usuario debe registrarse suministrando información veraz, completa y actualizada, incluyendo los datos fiscales del restaurante (NIT, dirección, régimen fiscal) cuando aplique. El Titular de la Cuenta es el único responsable de mantener la confidencialidad de las credenciales de acceso de todos los Usuarios que cree dentro de su Tenant, así como de todas las actividades realizadas bajo dichas credenciales. Deberá notificar de inmediato a GastroFlow cualquier uso no autorizado o brecha de seguridad de la que tenga conocimiento.
El Titular de la Cuenta declara ser mayor de edad y contar con la capacidad legal para obligarse, así como con la representación suficiente para vincular al establecimiento o persona jurídica en cuyo nombre utiliza el Servicio.
5. Roles y Usuarios del Restaurante
El Titular de la Cuenta puede crear Usuarios adicionales (mesero, cocinero, cajero, administrador) y asignarles permisos específicos dentro del sistema. El Titular es responsable de que cada Usuario tenga únicamente el nivel de acceso que corresponda a su función, y de revocar el acceso cuando un empleado deje de estar autorizado.
6. Planes, Precios y Pago de la Suscripción
GastroFlow ofrece planes de suscripción con ciclos de pago mensuales o anuales. Las tarifas vigentes se publican en el Servicio, están expresadas en pesos colombianos (COP) y se cobran por adelantado a través de la pasarela de pagos Wompi. Salvo indicación en contrario, la suscripción se renueva automáticamente por periodos iguales al contratado, hasta que el Usuario la cancele conforme a la cláusula de Suspensión y Terminación. Al vincular un método de pago, usted autoriza a GastroFlow a realizar los cobros recurrentes correspondientes; GastroFlow no almacena los datos completos de su tarjeta, que son procesados y custodiados directamente por Wompi. En caso de impago, mora o rechazo del medio de pago, la cuenta podrá suspenderse después de un periodo de gracia de siete (7) días calendario, sin perjuicio del derecho de GastroFlow a cobrar los valores adeudados.
7. Facturación Electrónica
Cuando el Tenant activa la facturación electrónica, GastroFlow actúa como orquestador técnico: transmite los datos de cada venta a un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN para la emisión del documento fiscal (CUFE, XML, PDF). El Titular de la Cuenta es responsable de la exactitud de los datos fiscales del restaurante y de sus clientes que se usan para dicha emisión, así como de sus obligaciones tributarias ante la DIAN. GastroFlow no sustituye la asesoría contable o tributaria del restaurante.
8. Reembolsos
Salvo que la ley aplicable disponga lo contrario o que las partes acuerden algo distinto por escrito, los pagos realizados no son reembolsables, incluso si el Usuario cancela antes de que finalice el ciclo de facturación en curso. La cancelación surtirá efectos al término del periodo ya pagado, durante el cual el Usuario conservará el acceso al Servicio. El detalle completo está en nuestra Política de Reembolsos y Cancelación.
9. Propiedad Intelectual y Licencia de Uso
El Servicio, incluyendo su software, código fuente, diseño, marcas, logotipos, interfaces y documentación, es propiedad exclusiva de GastroFlow o de sus licenciantes y está protegido por las normas de propiedad intelectual aplicables. Estos Términos no transfieren al Usuario ninguna titularidad sobre el Servicio.
GastroFlow otorga al Usuario una licencia limitada, no exclusiva, intransferible y revocable para acceder y utilizar el Servicio durante la vigencia de la suscripción y únicamente para los fines previstos en estos Términos. Queda prohibido copiar, modificar, descompilar, realizar ingeniería inversa, revender o sublicenciar el Servicio, salvo autorización expresa y escrita de la Empresa.
10. Propiedad y Tratamiento de los Datos del Usuario
Los datos, contenidos e información que el Usuario cargue o genere a través del Servicio (por ejemplo, ventas, inventarios, recetas y datos de sus propios clientes) son y seguirán siendo de su propiedad (en adelante, los "Datos del Usuario"). El Usuario otorga a GastroFlow una licencia limitada para alojar, procesar y tratar dichos datos con el único fin de prestar y mejorar el Servicio.
Al tratarse de una plataforma multi-tenant, GastroFlow implementa medidas de aislamiento lógico razonables para que los Datos del Usuario de un cliente no sean accesibles por otros clientes. El tratamiento de datos personales se rige además por la Política de Privacidad, que forma parte integral de estos Términos.
11. Uso Aceptable
El Usuario se obliga a utilizar el Servicio de manera lícita y conforme a estos Términos. En particular, el Usuario no podrá:
- Usar el Menú QR, las notas de pedido u otros campos de texto libre para publicar contenido ilegal, difamatorio o que infrinja derechos de terceros.
- Utilizar el Servicio para fines fraudulentos o que infrinjan la normativa aplicable, incluida la tributaria.
- Intentar vulnerar la seguridad del Servicio, acceder a datos de otro Tenant o eludir mecanismos de autenticación.
- Sobrecargar, interferir o interrumpir la infraestructura del Servicio mediante uso automatizado abusivo (scraping masivo, ataques de denegación de servicio).
- Revender, redistribuir o poner el Servicio a disposición de terceros no autorizados.
- Cargar código malicioso, virus o contenido que resulte ofensivo, difamatorio o contrario a la ley.
El incumplimiento de esta cláusula podrá dar lugar a la suspensión o terminación inmediata de la cuenta.
12. Disponibilidad del Servicio
GastroFlow realizará esfuerzos comercialmente razonables para mantener el Servicio disponible de forma continua; sin embargo, el Servicio se presta "tal cual" y "según disponibilidad", sin garantía de operación ininterrumpida o libre de errores. Pueden existir ventanas de mantenimiento programado o interrupciones no planeadas por causas ajenas a nuestro control (fallas de proveedores de infraestructura, conectividad, fuerza mayor).
13. Integraciones y Servicios de Terceros
El Servicio puede integrarse con servicios de terceros (por ejemplo, pasarelas de pago, proveedores de nube o herramientas de facturación electrónica). GastroFlow no controla ni es responsable por el funcionamiento, la disponibilidad o las prácticas de dichos terceros. El uso de esas integraciones puede estar sujeto a los términos y políticas propios de cada proveedor, que el Usuario acepta al habilitarlas.
14. Suspensión y Terminación
El Usuario puede cancelar su suscripción en cualquier momento desde el Servicio o solicitándolo a través de los canales de contacto; la cancelación evita renovaciones futuras y surte efectos al final del ciclo ya pagado. GastroFlow podrá suspender o terminar la cuenta del Usuario, con o sin previo aviso según la gravedad, en caso de incumplimiento de estos Términos, impago, uso indebido del Servicio o cuando lo exija la ley.
Terminada la relación, el Usuario dispondrá de un plazo de treinta (30) días para exportar sus Datos del Usuario, transcurrido el cual GastroFlow podrá eliminarlos de forma definitiva, salvo la información que deba conservarse por obligación legal (por ejemplo, registros fiscales).
15. Limitación de Responsabilidad
En la máxima medida permitida por la ley, GastroFlow no será responsable por daños indirectos, incidentales, especiales o consecuenciales, ni por lucro cesante, pérdida de datos, de clientela o de oportunidades comerciales, derivados del uso o de la imposibilidad de uso del Servicio, incluyendo decisiones de negocio tomadas con base en la información generada por la plataforma.
En todo caso, la responsabilidad total y acumulada de GastroFlow frente al Usuario por cualquier reclamación relacionada con el Servicio no excederá el monto efectivamente pagado por el Usuario durante los doce (12) meses anteriores al hecho que dio origen a la reclamación.
16. Indemnidad
El Usuario mantendrá indemne a GastroFlow, sus administradores, empleados y colaboradores, frente a cualquier reclamación, pérdida o gasto (incluidos honorarios razonables de abogados) que surja del uso indebido del Servicio por parte del Usuario, del incumplimiento de estos Términos, de la vulneración de derechos de terceros o de la inexactitud de la información fiscal o de clientes que este haya registrado.
17. Modificaciones a los Términos y a las Tarifas
GastroFlow podrá modificar estos Términos y las tarifas del Servicio en cualquier momento. Los cambios se comunicarán a través del Servicio o por correo electrónico con una antelación razonable de quince (15) días antes de su entrada en vigor. El uso continuado del Servicio con posterioridad a la entrada en vigor de los cambios implicará la aceptación de los mismos. Si el Usuario no está de acuerdo, podrá cancelar su suscripción conforme a estos Términos.
18. Fuerza Mayor
GastroFlow no será responsable por el incumplimiento o retraso en sus obligaciones cuando ello obedezca a hechos constitutivos de fuerza mayor o caso fortuito, tales como desastres naturales, fallas generalizadas de internet o energía, actos de autoridad, ciberataques u otras circunstancias ajenas a su control razonable.
19. Cesión
El Usuario no podrá ceder ni transferir sus derechos u obligaciones bajo estos Términos sin autorización previa y escrita de GastroFlow. La Empresa podrá ceder estos Términos, total o parcialmente, en el marco de reorganizaciones societarias, fusiones o adquisiciones, informando al Usuario.
20. Divisibilidad
Si alguna disposición de estos Términos es declarada inválida, ilegal o inaplicable por autoridad competente, las demás disposiciones conservarán plena validez y eficacia, y la cláusula afectada se interpretará en el sentido que más se aproxime a la intención original de las partes.
21. Ley Aplicable y Jurisdicción
Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Cualquier controversia relacionada con el Servicio se someterá a la jurisdicción de los jueces y tribunales competentes de San José del Guaviare, Colombia, sin perjuicio de los mecanismos alternativos de solución de conflictos que las partes acuerden.
22. Notificaciones y Contacto
Para cualquier notificación o consulta relacionada con estos Términos, el Usuario puede contactar a GastroFlow en el correo [email protected]. Las notificaciones de GastroFlow al Usuario se entenderán válidamente realizadas mediante avisos dentro del Servicio o al correo electrónico registrado en la cuenta.