1. Responsable del Tratamiento
GastroFlow (en adelante, "GastroFlow", "nosotros" o "la Empresa") es el responsable del tratamiento de los datos personales recopilados a través de la plataforma gastroflow.digital y sus subdominios asociados (en adelante, el "Servicio"). Domicilio: San José del Guaviare, Colombia. Para consultas sobre privacidad puede contactarnos en: [email protected].
2. Marco Legal Aplicable
Esta política se rige principalmente por la legislación colombiana, incluyendo la Ley 1581 de 2012 de Protección de Datos Personales, la Ley 1266 de 2008, el Decreto 1074 de 2015 (que compila el Decreto 1377 de 2013) y demás normas concordantes, así como por las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
3. Datos que Recopilamos
GastroFlow es una plataforma multi-tenant: cada restaurante (Tenant) es responsable de los datos que ingresa sobre su propio negocio, sus empleados y sus clientes. Recopilamos las siguientes categorías de datos:
3.1 Datos de cuenta y acceso
Nombre de usuario, nombre completo, correo electrónico y contraseña (almacenada siempre cifrada, nunca en texto plano) de cada persona que accede al sistema, junto con su rol (administrador, mesero, cocinero, cajero).
3.2 Datos del negocio (Tenant)
Razón social o nombre comercial, NIT, dirección, ciudad, régimen fiscal, logo y color de marca del restaurante.
3.3 Datos operativos
Productos, recetas, insumos, inventario, mesas, pedidos, ventas y movimientos de caja generados por el uso diario del sistema.
3.4 Datos de clientes del restaurante
Cuando un restaurante factura a un cliente identificado (persona natural o jurídica), se guardan los datos necesarios para la factura: nombre, tipo y número de documento, dirección, teléfono y correo. Estos datos son ingresados y controlados por el restaurante, no por el comensal directamente. Respecto de esta información, el restaurante actúa como responsable del tratamiento y GastroFlow como encargado, procesándola únicamente conforme a sus instrucciones y a la ley.
3.5 Datos de comensales del Menú QR
El Menú QR es de uso anónimo: no requiere que el comensal cree una cuenta ni se identifique. Sin embargo, las notas de pedido que el comensal escriba libremente (por ejemplo, "sin cebolla" o instrucciones de preparación) quedan guardadas junto al pedido para que cocina las prepare, y son visibles para el personal del restaurante correspondiente.
3.6 Datos de pago de la suscripción
GastroFlow no almacena números de tarjeta ni códigos de seguridad. El cobro de la suscripción se procesa a través de la pasarela de pagos Wompi, que nos entrega únicamente una referencia tokenizada del método de pago (no los datos completos de la tarjeta) para poder realizar los cobros recurrentes autorizados.
3.7 Datos técnicos
Dirección IP (usada para limitar solicitudes abusivas y bloquear direcciones con actividad sospechosa), tipo de navegador, registros de actividad y cookies — ver el detalle en nuestra Política de Cookies.
4. Finalidades del Tratamiento
Los datos se utilizan para: proveer, mantener y mejorar el Servicio y sus distintos módulos; gestionar el registro y la cuenta; procesar pagos y suscripciones; emitir facturación POS y electrónica en nombre del restaurante cuando este lo solicite; brindar soporte técnico y atención al cliente; enviar comunicaciones operativas y, cuando exista autorización, comerciales; prevenir fraude, abuso y accesos no autorizados; cumplir con las obligaciones legales vigentes; y, con su consentimiento explícito, medir el uso de nuestras páginas públicas mediante analítica web.
5. Autorización del Titular
El tratamiento de los datos personales requiere la autorización previa, expresa e informada del titular. Dicha autorización se obtiene, entre otros medios, al aceptar esta política durante el proceso de registro o al continuar utilizando el Servicio. El titular puede revocar su autorización en cualquier momento, en los términos previstos en esta política y en la ley.
6. Derechos del Titular
De conformidad con la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a GastroFlow.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento.
- Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
- Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
7. Procedimiento para Ejercer sus Derechos
El titular o sus causahabientes pueden ejercer sus derechos enviando una solicitud (consulta o reclamo) al correo [email protected], indicando su identificación, el motivo de la solicitud y los datos de contacto.
Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de su recibo; cuando no sea posible atenderlas dentro de dicho plazo, se informará al interesado y el término no superará cinco (5) días hábiles adicionales. Los reclamos se atenderán en un término máximo de quince (15) días hábiles; si no fuere posible, se informará al interesado y el plazo no superará ocho (8) días hábiles adicionales.
8. Transmisión y Transferencia a Terceros
GastroFlow comparte datos personales con proveedores que actúan como encargados del tratamiento y que le apoyan en la prestación del Servicio, únicamente para el fin que se indica. Ninguno de ellos está autorizado a usar sus datos para fines comerciales propios ni GastroFlow vende los datos personales de los titulares.
| Proveedor | Finalidad | Datos involucrados |
|---|---|---|
| Wompi | Procesamiento del cobro de la suscripción | Referencia tokenizada del método de pago, monto, estado del cobro |
| Proveedor tecnológico de facturación electrónica (DIAN) | Emisión de facturas electrónicas válidas ante la DIAN | Datos fiscales del restaurante y del cliente facturado, detalle de la venta |
| Cloudflare | Protección contra ataques, red de distribución de contenido y almacenamiento de imágenes (logos, fotos de producto) | Dirección IP, archivos de imagen subidos por el restaurante |
| Google Analytics | Analítica de visitantes de páginas públicas, solo con consentimiento previo | Datos de navegación anonimizados |
| Sentry | Monitoreo y diagnóstico de errores técnicos del Servicio | Contexto técnico del error (puede incluir fragmentos de la solicitud que falló) |
| Proveedor de correo (SMTP) | Envío de correos transaccionales (verificación de cuenta, notificaciones) | Nombre y correo electrónico del destinatario |
| Railway | Infraestructura de hospedaje del servidor y la base de datos | Todos los datos del Servicio, como custodio de la infraestructura |
9. Transferencias Internacionales
Dado que el Servicio se apoya en infraestructura de nube y proveedores ubicados fuera de Colombia, algunos datos pueden ser transferidos o transmitidos a otros países. En tales casos, GastroFlow adopta medidas para que dichas transferencias cumplan con las exigencias de la Ley 1581 de 2012 y las instrucciones de la SIC, garantizando niveles adecuados de protección.
10. Tiempo de Conservación
Los datos personales se conservan durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y las obligaciones legales aplicables. Cuando el Usuario cancela su cuenta, sus datos podrán conservarse hasta por treinta (30) días para permitir su exportación (ver la cláusula de Terminación de los Términos y Condiciones), tras lo cual serán eliminados o anonimizados, salvo que una norma exija su conservación por un plazo mayor.
11. Medidas de Seguridad
GastroFlow implementa medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o divulgación, incluyendo el cifrado de contraseñas, la gestión de sesión mediante una cookie de autenticación httpOnly (no accesible desde JavaScript en el navegador) y el aislamiento lógico entre restaurantes en el entorno multi-tenant. No obstante, ningún sistema es completamente infalible, por lo que GastroFlow no puede garantizar una seguridad absoluta.
12. Cookies
El Servicio utiliza cookies esenciales necesarias para su funcionamiento, como las requeridas para mantener la sesión iniciada y garantizar la seguridad. En las páginas públicas también podemos usar cookies analíticas, que solo se instalan con su consentimiento previo a través de un aviso de cookies. El detalle completo está en nuestra Política de Cookies.
13. Datos de Menores
El Servicio está dirigido a establecimientos y personas mayores de edad. GastroFlow no recopila de forma consciente datos personales de menores de edad como titulares directos del Servicio. Cuando el Usuario cargue datos de terceros, será su responsabilidad contar con las autorizaciones correspondientes.
14. Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD)
Cuando GastroFlow se encuentre obligada conforme a la normatividad vigente, inscribirá sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
15. Modificaciones a esta Política
GastroFlow podrá modificar esta Política de Tratamiento de Datos Personales en cualquier momento. Los cambios se publicarán en el Servicio con indicación de la fecha de última actualización y, cuando los cambios sean sustanciales, se comunicarán por correo electrónico o mediante aviso dentro del Servicio.
16. Contacto
Para cualquier inquietud relacionada con esta política o con el tratamiento de sus datos personales, puede escribirnos a [email protected].